Präsenz vs. Hybrid vs. Online

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Wissenschaftliche Veranstaltungen – ob Tagungen, Konferenzen, Workshops oder Seminare – können heute in einer Vielzahl von Formaten organisiert werden. Von reinen Präsenzveranstaltungen über vollständig virtuelle Formate bis hin zu hybriden Lösungen mit online zugeschaltetem Publikum: Veranstalter:innen stehen zahlreiche Optionen zur Verfügung. Doch wie findet man das passende Konzept für die eigene Veranstaltung? Und welche Faktoren können bei der Entscheidungsfindung hilfreich sein?

Dieser Blogbeitrag richtet sich an Organisator:innen wissenschaftlicher Veranstaltungen und beleuchtet die Vor- und Nachteile von Präsenz-, Online- und Hybridformaten. Ziel ist es, einen Vergleich der Formate zu bieten und Orientierung bei der Auswahl zu schaffen. Zudem enthält der Beitrag praktische Tipps und Anregungen, wie Herausforderungen virtueller oder hybrider Formate erfolgreich gemeistert werden können.

Präsenz – Austausch vor Ort

Das klassische Format der Präsenzkonferenz bringt Teilnehmende physisch an einem Ort zusammen, um den direkten Austausch zu fördern. Forschende nutzen diese Gelegenheit, um eigene Ergebnisse zu präsentieren und mit der Scientific Community zu diskutieren. Besonders geschätzt werden informelle Begegnungen, etwa während Kaffeepausen oder gemeinsamer Abendessen. Solche ungezwungenen Gespräche ermöglichen es, Kontakte zu knüpfen oder zu vertiefen, Ideen auszutauschen und potenzielle Kooperationen für zukünftige Projekte zu initiieren. Ein weiterer Vorteil von Präsenzveranstaltungen liegt im Ortswechsel: Teilnehmende können andere Institute und Universitäten mit ähnlichen Forschungsschwerpunkten besuchen und sich von neuen Eindrücken inspirieren lassen.

Allerdings geraten Präsenzveranstaltungen zunehmend in die Kritik – insbesondere wegen der mit Flugreisen verbundenen CO₂-Emissionen. Die COVID-19-Pandemie und der damit einhergehende Wandel hin zu virtuellen Konferenzformaten haben zudem verdeutlicht, dass Präsenzveranstaltungen keine uneingeschränkte Teilhabe für alle gewährleisten können. Verschiedene Hürden erschweren bestimmten Gruppen die Teilnahme, darunter:

• Finanzielle Barrieren, etwa für Konferenzgebühren, Reisekosten und Unterkunft, die besonders angehende Forschende betreffen
• zeitliche Einschränkungen durch Care-Verantwortung oder andere Verpflichtungen
• physische oder psychische Beeinträchtigungen
• politische und gesellschaftliche Hürden, wie Visa-Problem

Die Erfahrungen seit 2020 zeigen, dass hybride oder rein virtuelle Formate ein breiteres und diverseres Publikum erreichen können. Für Organisator:innen kann es daher sinnvoll sein, diese Formate verstärkt in Betracht zu ziehen, um mehr Teilhabe und Nachhaltigkeit zu ermöglichen.

Hybrid – Kombination aus physischer und digitaler Teilnahme

Hybride Veranstaltungen kombinieren physische Präsenz mit virtueller Teilnahme und verbinden somit das Beste aus beiden Welten. Dieses Format hat sich insbesondere nach der COVID-19-Pandemie als praktikabler Kompromiss etabliert.

Global Foyer (Parncutt, R;Lindborg, P; Meyer-Kahlen, N; Timmers, R (2021) The Multi-hub Academic Conference: Global, Inclusive, Culturally Diverse, Creative, Sustainable. doi: 10.3389 frma.2021.699782

Ein wesentlicher Vorteil hybrider Veranstaltungen liegt in der Möglichkeit, Emissionen durch reduzierten Reisebedarf einzusparen. Gleichzeitig bieten sie eine alternative Teilnahmeoption für Personen, die aufgrund familiärer Verpflichtungen, finanzieller Einschränkungen, gesundheitlicher Beeinträchtigungen oder Schwierigkeiten bei der Visa-Beschaffung nicht vor Ort teilnehmen können. Dadurch wird die Veranstaltung zugänglicher, geografisch weiterreichend und diverser in Bezug auf Vortragende und Teilnehmende.

Dennoch gibt es bei hybriden Formaten Herausforderungen, die sorgfältig abgewogen werden müssen:

• Zweiklassengesellschaft: Einige Forschende kritisieren, dass virtuelle Teilnehmende, die nicht vor Ort sind, benachteiligt werden könnten. Diese Diskrepanz kann beispielsweise durch eingeschränkten Zugang zu informellen Netzwerken oder weniger Sichtbarkeit entstehen.
• Technische und organisatorische Anforderungen: Die Durchführung hybrider Veranstaltungen erfordert häufig zusätzliche Technik und Ressourcen. Dies führt zu höheren Kosten, die sich auf die Teilnahmegebühren auswirken können. Zudem können technische Probleme wie Verbindungsabbrüche oder fehlerhaftes Streaming den Ablauf beeinträchtigen.
• Interaktion und Inklusion: Es bleibt eine Herausforderung, sowohl das physisch anwesende als auch das virtuelle Publikum in den Austausch einzubeziehen. Online-Teilnehmende könnten sich durch begrenzte Interaktionsmöglichkeiten ausgeschlossen fühlen, insbesondere bei Veranstaltungen mit starkem Fokus auf Networking.  Um hybride Formate erfolgreich zu gestalten, ist es wichtig, potenzielle Probleme im Voraus zu identifizieren und Maßnahmen zu ergreifen, um diese zu minimieren. Beispielsweise können gezielte Moderation, technische Backups oder Interaktionsplattformen dazu beitragen, die Erfahrung für alle Teilnehmenden zu verbessern.

Tipp Organisator:innen können verschiedene Ansätze nutzen, um den Austausch zwischen Präsenz- und Online-Publikum zu fördern. Live-Feedback und Umfragen können beispielsweise durch einfaches Handheben oder Tools wie Slido und Wooclap umgesetzt werden. Teilnehmende scannen dabei vor Ort oder online den QR-Code aus den Präsentationsfolien, um teilzunehmen. Einige Forschende haben zudem separate Tische mit vier Kopfhörern bereitgestellt, an denen Präsenzteilnehmende Platz nehmen und sich in Breakout-Sessions mit Online-Teilnehmenden austauschen können (vgl. Foto: Global Foyer)

Virtuell – vollständig digitale Teilnahme

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Virtuelle Konferenzen sind Formate, bei denen die gesamte Veranstaltung online über ein Videokonferenzsystem abgehalten wird. Wie bereits bei den Vorteilen hybrider Veranstaltungen erwähnt, bietet eine virtuelleTeilnahme eine höhere Inklusivität für Personen, die aufgrund von Reisebeschränkungen, finanziellen Hürden oder anderen persönlichen Gründen nicht vor Ort teilnehmen können.

Zudem können dadurch bis zu 90 Prozent der Emissionen, die normalerweise durch An- und Abreise entstehen, eingespart werden. Ein weiterer wesentlicher Vorteil ist die Zeitersparnis – sowohl für Teilnehmende als auch für Organisator:innen.

Teilnehmende profitieren von einer höheren Flexibilität und können einfacher zwischen Sessions wechseln. Dadurch wird eine größere Zielgruppe erreicht, da das Format auch für Interessierte zugänglicher wird, die sonst nicht teilnehmen könnten.

Jedoch wird von vielen Teilnehmenden die limitierte oder fehlende Möglichkeit zur Interaktion als größter Nachteil virtueller Konferenzen empfunden. Insbesondere die informellen Begegnungen während Kaffeepausen oder gemeinsamen Abendessen, die bei Präsenzveranstaltungen oft als zentral für den wissenschaftlichen Austausch gelten, fehlen. Stattdessen wird häufig ein Gefühl der Isolation wahrgenommen, das die Zusammenarbeit erschwert und den spontanen Austausch begrenzt.

Tipp Um bessere Erfahrungen im Networking zu machen, können Organisator: innen unterschiedliche Maßnahmen unternehmen. Dazu gehört beispielsweise Break-Out Sessions mit kleineren Diskussionsrunden zu erstellen, möglicherweise mit einleitenden Fragen Hilfestellung zu leisten. In den Pausen oder am Abend können Break-out Sessions, wie „Coffee Hour“ „Happy Hour“ oder „Teeküche, „Flur“ „Frische Luft“ benannt werden. Außerdem können vorab Termine speziell für etablierte Forschende und angehende Forschende organisiert werden sowie für Forschende, die sich bereits kennen („Reunion“).

Ein weiterer Nachteil sind technische Probleme mit der Konferenzsoftware, insbesondere wenn diese an den Veranstaltungstagen oder während der eigenen Präsentation nicht funktioniert. Die Vertrautheit mit dem Konferenzprogramm hat zudem einen direkten Einfluss auf die Qualität des Austauschs und des Netzwerkens.

Tipp Für hybride und virtuelle Konferenzen bietet es sich an, im Vorfeld einen Technik-Check für Präsentierende und Teilnehmende anzubieten. Insbesondere bei Präsentationen ist es sinnvoll, diese vorab aufzuzeichnen. So kann die Aufzeichnung bei technischen Problemen als Alternative zur Live-Präsentation abgespielt werden.

Fazit

Präsenz-, Hybrid- und Online-Veranstaltungen bieten jeweils unterschiedliche Vorteile: Während Präsenzveranstaltungen vor allem die persönliche Interaktion fördern, ermöglichen hybride und virtuelle Formate flexiblere, offenere und nachhaltigere Veranstaltungskonzepte. Die im Blogbeitrag beschriebenen Herausforderungen, wie technische Hürden oder eingeschränkte spontane Interaktion bei hybriden und Online-Konferenzen, lassen sich durch gezielte Maßnahmen reduzieren. Dazu zählen sorgfältige Planung, Moderation, der Einsatz geeigneter Tools und kreative Interaktionsformate. Organisator:innen haben die Möglichkeit, das passende Format auszuwählen, um den spezifischen Bedürfnissen der Teilnehmenden sowie den Rahmenbedingungen und Zielen der Veranstaltung gerecht zu werden.

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